Dokumentation

Nach der Installation richtet die App die benötigten CRM-Objekte und Verknüpfungen für den jeweiligen Account ein. Beim ersten Öffnen wählen Sie Markt, Sprache und Ihre Maklersoftware; dabei legt die App Standard-Widgets an und bietet Beispielobjekte an, mit denen Sie Widgets und Exposés sofort ausprobieren können. Anschließend konfigurieren Sie den Import, die Website-Einstellungen und Ihre Website-Widgets.

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   Öffnen Sie Einstellungen und kontrollieren Sie Ihre OpenImmo-Zugangsdaten.
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   Tragen Sie im Bereich „Website Einstellungen“ die veröffentlichte Domain und die reCAPTCHA-Schlüssel ein.
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   Hinterlegen Sie die SFTP-Zugangsdaten in Ihrer Maklersoftware und starten Sie einen OpenImmo-Export.
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   Prüfen Sie den importierten Bestand unter „Immobilien“.
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   Legen Sie unter „Website-Widgets“ Ihre Widgets an und binden Sie sie per HTML-Code, WordPress-Plugin oder KI-Studio-Prompt ein.

Die App stellt pro Account einen eigenen SFTP-Zugang bereit. Übertragen Sie vollständige OpenImmo-Pakete aus Ihrer Maklersoftware in den angezeigten Eingangsordner.

• Objektdaten werden automatisch übernommen
• Bilder werden dem richtigen Objekt zugeordnet
• PDF-Dokumente behalten ihren übertragenen Titel
• Nicht mehr gelieferte Medien werden deaktiviert

Passwort ändern

Administratoren können das SFTP-Passwort in den Einstellungen anzeigen oder neu erzeugen. Nach einer Änderung muss das neue Passwort auch in der sendenden Maklersoftware hinterlegt werden.

Dokumente auf der Website

Dokumente sind standardmäßig für die Website freigegeben. In der separaten Box „Dokumente“ können Sie die öffentliche Anzeige für den gesamten Account deaktivieren. Titel wie „Exposé“ oder „Energieausweis“ werden aus der Übertragung übernommen.

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   Geben Sie die Domain ein, auf der die Widgets veröffentlicht werden.
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   Tragen Sie den reCAPTCHA-Site-Key und den dazugehörigen Secret-Key ein.
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   Speichern Sie die Einstellungen. Eine neue Domain wird zunächst als ausstehende Prüfung angelegt.
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   Wählen Sie WordPress oder „KI-Studio / andere Website“ und hinterlegen Sie den angezeigten Einmalcode.
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   WordPress wird serverseitig über den Verbindungscode gekoppelt. Für das KI-Studio steht ein fertiger Prompt zum Einfügen des Meta-Tags bereit.
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   Veröffentlichen Sie die Website und klicken Sie anschließend auf „Domain jetzt prüfen“.

Unter „Immobilien-Widgets“ legen Sie beliebig viele Widgets an: Immobilien (Ihr Bestand), Landingpage, Bewertung (Eigentümeranfragen), Suchauftrag und – mit MLS-Zugang – MLS-Suche. Für jedes Widget wählen Sie Ansicht, Filter, Sprache und Farben (Primärfarbe; Sekundärfarbe für den Preis). Unter „Einbau-Codes“ kopieren Sie den passenden Code für HTML-Websites, WordPress oder das KI-Studio. Änderungen am Widget wirken sofort auf allen Seiten, ohne den Code neu einzufügen. Die Vorschau funktioniert auch, bevor eine Website eingetragen ist. Beispielobjekte erscheinen in den Widgets und auf Ihrer Website, bis Sie sie unter „Immobilien“ mit einem Klick entfernen.

• Ansichten Galerie, Liste, Tabelle und Karussell
• Kartenansicht mit Liste und Preis-Pins
• Detailseite unter /immobilie/:slug
• Beschriftungen in der Sprache der Besucher

Immobilien-Landingpage

Für Anzeigen und Funnels gibt es das Widget „Immobilien-Landingpage“: Sie wählen eine Immobilie, und die Seite zeigt sie mit großem Titelbild, Preis, Eckdaten, Bildern, Beschreibung, Karte und Anfrageformular; ein Knopf „Jetzt anfragen“ bleibt beim Scrollen sichtbar. Ist die Immobilie verkauft, vermietet oder nicht mehr im Angebot, erscheint ein Hinweis mit Link zu weiteren Angeboten (im Widget einstellbar). Eingebunden wird sie wie jedes Widget per Einbau-Code – auf der Website, einer Subdomain oder in WordPress.

Suchaufträge

Im CRM gibt es das Objekt „Suchaufträge“: Kauf oder Miete, Objektart, Orte bzw. Postleitzahlen, Preis, Zimmer und Wohnfläche, verknüpft mit dem Kontakt des Interessenten. Suchaufträge legen Sie im CRM selbst an oder lassen sie über das Widget „Suchauftrag-Formular“ auf Ihrer Website anlegen. Wird eine Immobilie neu aktiv oder sinkt ihr Preis, gleicht die App sie automatisch mit allen aktiven Suchaufträgen ab und startet für jeden Treffer den Workflow-Trigger „Property match“ – z. B. für eine E-Mail mit dem neuen Angebot. Je Suchauftrag gibt es höchstens fünf Treffer pro Tag; Anzahl und Datum des letzten Treffers stehen im Suchauftrag. Status „Pausiert“ oder „Erledigt“ beendet den Abgleich.

Umkreis: Ein Suchauftrag kann einen Mittelpunkt (Ort oder PLZ) mit Radius in km haben – im Website-Formular per Ortssuche und Schieberegler. Unter „Suchaufträge“ (Modulwechsler bzw. CRM-Menü) sehen Sie alle Suchaufträge mit Kontakt, Kriterien und Treffern und können sie bearbeiten, z. B. wenn ein Interessent anruft. Mit „Suchauftrag anlegen“ erfassen Sie einen Suchauftrag direkt in der App – für einen bestehenden oder einen neuen Kontakt. Änderungen werden direkt im CRM gespeichert.

Mit der Ansicht „Karte mit Liste“ zeigt ein Immobilien- oder MLS-Widget links die Objekte als Boxen und rechts eine Karte mit Preis-Pins. Ein Klick auf einen Pin scrollt die Liste zum Objekt; ein Klick auf eine Box öffnet die Detailansicht als Seitenpanel. Nach dem Schließen bleibt die Karte unverändert.

• Lage wird automatisch aus der Adresse ermittelt
• Ist die Adresse nicht freigegeben, zeigt der Pin nur die ungefähre Lage (PLZ/Ort)
• Nahe beieinanderliegende Objekte werden zu Gruppen zusammengefasst
• Auf dem Smartphone stehen Liste und Karte untereinander

Bei vielen Domain-Anbietern verbinden Sie eine im KI-Studio erstellte Website automatisch mit Ihrer bestehenden Domain – ohne DNS-Einträge von Hand. Melden Sie sich vorher in einem zweiten Browser-Tab bei Ihrem Domain-Anbieter an und lassen Sie diesen geöffnet.

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   Öffnen Sie das Konto bei Ihrem Domain-Anbieter in einem zweiten Browser-Tab und lassen Sie es während der Einrichtung geöffnet.
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   Öffnen Sie das KI-Studio und wählen Sie die Website aus, die Sie verbinden möchten.
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   Klicken Sie oben rechts auf „Veröffentlichen“.
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   Geben Sie Ihre Domain ohne „www“, „http://“ oder „https://“ ein.
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   Prüfen Sie, ob der Button „Domain autorisieren“ angezeigt wird – dann unterstützt Ihr Anbieter die automatische Verbindung.
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   Klicken Sie auf „Domain autorisieren“.
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   Melden Sie sich im anschließend geöffneten Fenster Ihres Anbieters an und klicken Sie auf „Verbinden“.
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   Warten Sie, bis die Verbindung eingerichtet wurde. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern.
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   Ihre KI-Website ist anschließend mit Ihrer eigenen Domain verbunden.

Das Immobilien-Plugin verbindet Ihre WordPress-Website mit dem CRM. Alle Widgets (Immobilien, Bewertung, MLS-Suche) erstellen und gestalten Sie im CRM unter „Website-Widgets“ und fügen sie per WordPress-Code auf der gewünschten Seite ein. Die Widget-Skripte werden nur auf Seiten geladen, auf denen ein Widget eingebunden ist.

• Widgets aus dem CRM per Einbau-Code einfügen
• Änderungen am Widget im CRM wirken sofort auf allen Seiten
• Galerie, Liste, Tabelle, Karussell und Karte
• Eigene Detailseite mit sprechenden Objekt-Adressen; Plugin-Oberfläche in sechs Sprachen

Plugin installieren

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   Laden Sie die aktuelle Plugin-ZIP im Bereich „Einstellungen → WordPress Plugin“ herunter.
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   Öffnen Sie im WordPress-Backend „Plugins → Installieren → Plugin hochladen“.
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   Wählen Sie die heruntergeladene ZIP-Datei aus und aktivieren Sie das Immobilien-Plugin.
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   Öffnen Sie die Einstellungen des Immobilien-Plugins.
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   Legen Sie eine Seite für die Immobilien-Details an (oder lassen Sie die Seiten „Immobilien“ und „Immobilie“ automatisch erstellen) und wählen Sie sie als „Immobilien-Detailseite“ aus.
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   Kopieren Sie den WordPress-Verbindungscode aus den Website-Einstellungen in das Plugin-Feld.
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   Klicken Sie im Plugin auf „WordPress verbinden“. Die Domain wird dabei serverseitig automatisch bestätigt.
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   Wechseln Sie zurück zu den Website-Einstellungen und aktualisieren Sie den Verbindungsstatus.
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   Erstellen Sie im CRM unter „Website-Widgets“ ein Widget, kopieren Sie den WordPress-Code aus den Einbau-Codes und fügen Sie ihn auf der gewünschten WordPress-Seite ein.

Shortcode für die Detailseite

Den einzigen Shortcode, den Sie selbst einsetzen, braucht die Immobilien-Detailseite: dieselbe Widget-ID wie Ihr Immobilien-Widget, ergänzt um ansicht="detail". Den fertigen Code finden Sie auch in den Einbau-Codes des Widgets.

Detailseite

Die Objektlinks verwenden Adressen wie/immobilie/objekt-slug. Falls WordPress nach der Plugin-Installation zunächst einen 404-Fehler anzeigt, öffnen Sie „Einstellungen → Permalinks“ und speichern Sie die vorhandene Einstellung einmal erneut.

Die App kann Immobilien- und Bewertungsanfragen von Ihrer Website im von Propstack unterstützten Format an die in Propstack hinterlegte Empfangsadresse senden. Ein zusätzlicher Propstack-API-Schlüssel ist dafür nicht erforderlich.

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   Öffnen Sie Propstack und kopieren Sie die dort für Website- beziehungsweise Portalanfragen hinterlegte E-Mail-Adresse.
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   Öffnen Sie in Ihrem CRM „Immobilien → Einstellungen → Maklersoftware“.
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   Wechseln Sie zum Reiter „Propstack“.
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   Tragen Sie die kopierte Propstack-E-Mail-Adresse in die Felder für Immobilienanfragen und Bewertungsanfragen ein.
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   Aktivieren Sie die gewünschten Versandoptionen.
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   Klicken Sie auf „Speichern“.
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   Im CRM wird automatisch ein Kontakt mit dem Namen „Propstack Schnittstelle“ angelegt.
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   Öffnen Sie in Propstack den Bereich „Verwalten → Automatisierung“.
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   Aktivieren Sie die Automatisierung „100 Portalanfragen legen automatisch Kontakte an“.

• Immobilienanfragen werden der angefragten Immobilie über die interne OpenImmo-Objektnummer zugeordnet.
• Bewertungsanfragen werden als Eigentümeranfragen an Propstack übertragen.
• Die Aktivierung der Propstack-Automatisierung ist erforderlich, damit aus eingehenden Portalanfragen automatisch Kontakte entstehen.
• Immobilien- und Bewertungsanfragen können unabhängig voneinander aktiviert oder deaktiviert werden.

Der KI-Studio-Prompt eines Bewertungs-Widgets („Immobilien-Widgets“) fügt das Bewertungswidget in Ihre Website ein. Interessenten geben Objekt-, Adress- und Kontaktdaten ein und bestätigen vor dem Absenden die Sicherheitsprüfung. Im Widget wählen Sie eine von drei Versionen: Klassisch (Schritt für Schritt), Visuell (Illustrationen mit mitwachsender Zusammenfassung) oder Assistent (im Gesprächsstil).

Nach erfolgreicher Übertragung wird im CRM ein Kontakt und ein Bewertungsobjekt angelegt. Die Verknüpfung sowie die Standortanalyse mit Karte und Infrastruktur werden automatisch angestoßen.

Die Immobilienübersicht zeigt den aus OpenImmo übernommenen Bestand und den Importstatus. Auf der Detailseite finden Sie Stammdaten, Medien, Historie und die mit dem Objekt verknüpften Kontakte.

Wird ein Anfrageformular auf einer Immobiliendetailseite abgesendet, verbindet die App den Kontakt mit dem richtigen Immobilienobjekt. Im Reiter „Kontakte“ können Sie nach Namen suchen oder über die Buchstabenleiste nach dem Anfangsbuchstaben des Nachnamens filtern.

Auf der Detailseite einer Immobilie ordnen Sie im Bereich „Beteiligte“ Kontakte mit einer Rolle zu: Eigentümer, Hausverwaltung, Mieter oder Sonstige. Ein Kontakt kann mehrere Rollen haben. Beteiligte aus OpenImmo-Importen werden automatisch übernommen.

Im Reiter „Exposé“ einer Immobilie erstellen Sie mit einem Klick ein PDF-Exposé mit Bildern, Objektdaten, Beschreibung, Energieangaben und Ihren Firmendaten. Sie wählen eines von drei Designs: Klassisch (sachlich und kompakt), Elegant (Serifenschrift, viel Weißraum) oder Magazin (ganzseitiges Titelbild, Kapitel, zweispaltiger Text). Liegen die Texte in mehreren Sprachen vor, wählen Sie die Sprache des Exposés.

Unter „Einstellungen → Exporte“ legen Sie Exportziele an: einen Kyero-Feed (eine feste Adresse, die Kyero regelmäßig abruft) oder ein OpenImmo-Portal per FTP/SFTP mit den Zugangsdaten des Portals. Welche Immobilie wohin geht, legen Sie im Reiter „Export“ der jeweiligen Immobilie fest.

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   Exportziel anlegen und speichern (bei OpenImmo mit Server, Benutzer und Passwort des Portals).
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   Bei Kyero die angezeigte Feed-Adresse im Kyero-Konto hinterlegen.
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   Im Reiter „Export“ der Immobilie das Ziel freigeben. Die Prüfung zeigt, ob alle Pflichtangaben des Formats vorhanden sind.
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   Der OpenImmo-Export läuft automatisch jede Stunde und überträgt nur Änderungen; eine Änderung ist spätestens nach etwa einer Stunde beim Portal, das sie dann selbst verarbeitet. Eilige Änderungen (z. B. ein Verkauf) übertragen Sie beim Exportziel mit „Jetzt ausführen“. Status und Protokoll jedes Laufs sehen Sie beim Exportziel.

• Nur neue, geänderte und gelöschte Objekte werden übertragen (OpenImmo)
• Verkaufte und vermietete Objekte werden automatisch entfernt
• Jede Datei wird vor der Übertragung gegen das offizielle Format geprüft
• Schutz vor versehentlichem Massenlöschen beim Kyero-Feed

Unter „Einstellungen → MLS/IDX“ verbinden Sie Ihr MLS über die RESO Web API, z. B. über Bridge. Voraussetzung ist Ihr eigener Zugang beim MLS bzw. dessen Datenanbieter; eventuelle Lizenz- oder Datengebühren rechnen Sie direkt mit Ihrem MLS ab. Sind Sie Mitglied mehrerer MLS, legen Sie je MLS eine Anbindung an.

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   Anbindung hinzufügen, Anbieter wählen und Server-Token sowie Datensatz eintragen.
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   Mit „Verbindung testen“ prüfen und die Vorschau der Angebote ansehen.
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   Unter „Website-Widgets“ ein Widget vom Typ „MLS-Suche“ anlegen und einbinden.

• Suche und Detailseiten laufen live über das MLS
• Angebote mehrerer MLS erscheinen zusammen, doppelte nur einmal
• Anfragen landen als Kontakt in Ihrem CRM
• Ansichten wie im Immobilien-Widget, auch Karte mit Liste

MLS-Angebote als Immobilien übernehmen

Unter „Immobilien → Import MLS Immobilie“ suchen Sie im MLS nach Ort, PLZ, MLS-Nummer, Preis oder Schlafzimmern und übernehmen ein Angebot mit „Importieren“. So können Sie es mit Kontakten verknüpfen und in Automationen verwenden.

• Eigene Listings: Tragen Sie unter „Einstellungen → MLS/IDX“ Ihre Agenten- oder Büro-ID ein. Ihre Angebote werden alle 6 Stunden als vollwertige Immobilien übernommen – bearbeitbar, auf Ihrer Website, mit Exposé und Exporten.
• Fremde Angebote bleiben schreibgeschützt, werden täglich mit dem MLS abgeglichen und erscheinen nie auf Ihrer Website oder in Exporten.
• Fotos werden direkt aus dem MLS angezeigt und nicht kopiert; Grundrisse und Dokumente des MLS finden Sie im Reiter „Medien“.
• Der Listing-Makler wird als Kontakt angelegt und im Reiter „Kontakte“ als Beteiligter mit der Rolle „MLS-Makler“ verknüpft.
• Auch für fremde Angebote können Sie ein Exposé erstellen; holen Sie vorher die Zustimmung des Listing-Maklers ein. Das Exposé nennt Listing-Makler, MLS-Nummer und die Herkunftsangabe des MLS.
• Versehentlich gelöscht? Importieren Sie das Angebot erneut: Eigene Listings werden wieder als eigene Immobilie, fremde wieder als MLS-Objekt angelegt.

Mit der installierten App stehen im Workflow-Baukasten Ihres CRM vier zusätzliche Aktionen zur Verfügung. Sie arbeiten mit Ihren eigenen Immobilien und – mit dem Modul MLS/IDX – mit Ihrem MLS. Jede Aktion liefert Variablen für die folgenden Schritte (z. B. eine fertige Trefferliste für E-Mail oder SMS) und verzweigt nach dem Ergebnis.

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   Öffnen Sie im CRM „Automatisierung → Workflows“ und legen Sie einen Workflow an oder öffnen Sie einen bestehenden.
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   Fügen Sie eine Aktion hinzu und suchen Sie nach ihrem Namen, z. B. „Property search“.
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   Füllen Sie die Felder aus. Statt fester Werte können Sie Kontaktfelder einsetzen, z. B. {{contact.city}}; Zahlen wie „350.000 €“ werden automatisch erkannt.
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   Legen Sie die Pfade an (z. B. „Gefunden“ und „Nichts gefunden“) und wählen Sie je Pfad das passende Ergebnis. In den folgenden Schritten fügen Sie die Variablen der Aktion über die Variablenauswahl ein.

Beispiele

• Suchauftrag: täglich oder bei einem Tag „suchauftrag“ → Property search mit Ort und Budget des Kontakts, „Only new within days“ = 1 → Pfad „Gefunden“ → E-Mail mit der Trefferliste (Summary HTML).
• Anfrage zu einer MLS-Nummer: Formular → Import MLS listing mit dem Formularfeld → Pfad „Imported“ → Aufgabe für den Makler und Bestätigung an den Interessenten mit Titel und Preis.
• Verkäufer-Lead in den USA oder Kanada: Formular mit PLZ und Wohnfläche → Market report → E-Mail mit Marktbericht und Schätzwert.

Eine Bewertung kann manuell im CRM-Modul oder über das öffentliche Widget entstehen. Die Detailseite bündelt Objektangaben, Ansprechpartner, Standortprofil, Bilder und Providerwerte.

• PriceHubble-Richtwert gezielt anfordern
• Finalen Marktwert manuell festlegen
• Zwei individuelle Hinweisboxen pflegen
• Gebrandetes Bewertungs-PDF erzeugen

Allgemeine Firmendaten, Logo und Standardtexte pflegen Sie unter „Einstellungen → PDF“. Die Standardhinweise werden beim Erstellen einer neuen Bewertung übernommen und können dort individuell geändert oder entfernt werden.

Richtwert: PriceHubble oder MLS-Marktbericht

Welcher Richtwert angeboten wird, richtet sich nach dem Land des Objekts: In Europa steht PriceHubble zur Verfügung, in den USA und Kanada der MLS-Marktbericht aus vergleichbaren Verkäufen der letzten 12 Monate (Modul MLS/IDX). Ist das Land des Objekts noch nicht ermittelt, gilt der Markt aus „Einstellungen → Allgemein“.

Bewertung aus einer Immobilie

Auf der Detailseite einer eigenen Immobilie öffnet „Bewertung erstellen“ das Bewertungsformular, vorbefüllt mit Adresse, Objektart, Flächen, Zimmern und Baujahr. Nach dem Speichern zeigt die Immobilie stattdessen „Zur Bewertung“. Wird die Bewertung gelöscht, steht wieder „Bewertung erstellen“ zur Verfügung.

Löschen

• Immobilie löschen: Sie wird im CRM gelöscht und in Work247 archiviert; sie erscheint nicht mehr auf der Website und in Exporten.
• Stammt die Immobilie aus einem Import und ist sie in Ihrer Maklersoftware noch aktiv, legt der nächste Import sie wieder an. Löschen bzw. deaktivieren Sie sie deshalb zuerst in Ihrer Maklersoftware.
• Bewertung löschen: Der CRM-Datensatz sowie PDFs, Fotos, Lageanalyse und Schätzungen werden endgültig gelöscht.

Unter „Einstellungen → Allgemein“ legen Administratoren das Land bzw. den Markt fest. Er bestimmt die Importwege, die Voreinstellungen für neue Immobilien sowie Flächeneinheit und Währung im CRM und in Bewertungen.

• Jede Immobilie behält ihre eigene Einheit und Währung – z. B. ein MLS-Objekt in sq ft und US-Dollar, ein OpenImmo-Objekt in m² und Euro
• Die Flächenfelder im CRM tragen die Einheit des Markts (USA und Kanada „sq ft“ und „acres“, sonst „m²“); Werte werden beim Übertragen automatisch umgerechnet
• Bewertungen – in der App, im PDF und auf der Website – verwenden Einheit und Währung des Markts
• Neue Immobilien übernehmen Land, Währung und Flächeneinheit aus dem Markt

Die App steht auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Portugiesisch zur Verfügung. Administratoren legen die App-Sprache unter „Einstellungen → Allgemein“ fest; sie gilt für alle Benutzer des Accounts.

• Bezeichnungen der CRM-Objekte, Felder und Tags folgen der App-Sprache
• Zahlen und Datum im Format der gewählten Sprache
• Objekttexte in mehreren Sprachen pflegen
• Widgets zeigen die Texte in der Sprache der Besucher

Die Sprache dieser Dokumentation wählen Sie oben rechts – unabhängig von der App-Sprache. Für Interessenten ohne Installation können Sie die Dokumentation direkt in einer Sprache verlinken, z. B. mit „?lang=en“ am Ende der Adresse.

Alle Funktionen der App stehen in jedem Plan zur Verfügung. Die Pläne unterscheiden sich nur in der Zahl der Immobilien, die gleichzeitig aktiv sein dürfen. Wie viele Objekte Ihr Plan erlaubt und wie viele aktiv sind, sehen Sie oben in der Immobilienliste. Ist die Grenze erreicht, bleiben die ältesten Objekte aktiv; weitere werden ausgegraut und nicht auf der Website oder in Exporten gezeigt. Plan, Preise und Abrechnung regelt Ihre Agentur.

Marktwert-Abfragen über PriceHubble können kostenpflichtig sein und werden dann über das Wallet Ihres CRM-Kontos abgerechnet. Vor jeder kostenpflichtigen Abfrage wird geprüft, ob genügend Guthaben vorhanden ist. Die Konditionen erfahren Sie bei Ihrer Agentur.